El diseño, la impartición y el resto de actividades que conlleva la formación eLearning suponen un gran esfuerzo intelectual, económico y de inversión en tiempo. Imagina que, después de toda esa dedicación, tus alumnos te dicen que no es eso lo que estaban esperando, ni lo que necesitan. O lo que es peor, que abandonen la formación antes siquiera de que sepas el por qué.
La importancia del diagnóstico formativo
O, como se da muy habitualmente en la formación corporativa, que por obligación, se tenga que realizar un curso que no aporta nada, muchas veces como mero trámite y que les quita un tiempo que pueden dedicar a otras actividades.
¿No hubiera sido lógico haber empezado primero por preguntarles?
De esto vamos a hablar en este artículo. De cómo el diagnóstico de las necesidades formativas es un proceso fundamental que determina el éxito de cualquier proyecto e-Learning. Este análisis inicial actúa como una brújula que guía todo el proceso de la definición, de los objetivos de aprendizaje primero y, del diseño instruccional después.
Pero ¿qué es un análisis de necesidades formativas y por qué es crucial realizarlo?
Un análisis de necesidades formativas es un proceso que evalúa los conocimientos y habilidades actuales de los alumnos y los compara con los objetivos que se pretende conseguir. De esta manera, se puede identificar en qué áreas se requiere formación. Este análisis es crucial para garantizar que los programas de formación estén alineados con los objetivos perseguidos porque:
- Permite identificar las verdaderas necesidades de aprendizaje del público objetivo
- Ayuda a establecer objetivos formativos realistas y medibles
- Facilita la selección de los contenidos y metodologías más apropiadas
- Optimiza la inversión de recursos y tiempo
Colectivos vulnerables
No vamos a entrar en ello en este artículo (tan solo esta pequeña mención) ya que requeriría un artículo completo aparte pero, en entornos en los que el alumno pertenece a colectivos vulnerables o en riesgo de exclusión social, el análisis de necesidades formativas debe ir mucho más allá. En estos casos, cada persona es distinta, viene con una formación inicial diferente e incluso puede carecer de los niveles de formación mínimos.
Como bien saben muchas ONGs, aquí un análisis de necesidades formativas pasa por el estudio integral de cada persona, detenerse a escucharla y comprender sus necesidades reales, que pueden ser muy diferentes y más básicas que lo que pensamos de antemano.
Elementos clave del diagnóstico formativo
Para llevar a cabo la identificación de las necesidades formativas de nuestro colectivo de alumnos, primero tenemos que conocerlos bien y conocer también cuál es su contexto y a dónde pretendemos llegar. La comparativa de esos dos puntos nos dará el camino a seguir.
Se trata de identificar las brechas de conocimientos y habilidades para alinear la formación de los alumnos con las necesidades del mercado al que se dirigen.
Si hablamos de formación corporativa, por ejemplo, deberíamos analizar:
- El contexto organizacional y las necesidades específicas de la organización, por ejemplo mejorar la atención al cliente, hacer más eficientes los procesos de despliegue de infraestructura o prepararse para la entrada de una nueva tecnología que se pretende implementar.
- Los conocimientos necesarios para lograr esos objetivos o necesidades definidos en el punto anterior.
- El perfil de los participantes, su nivel de conocimientos actual y, por tanto, las brechas de conocimientos y habilidades a cubrir con respecto al punto 2.
- Priorizar los conocimientos y habilidades a cubrir, para empezar la formación con los temas más importantes para la organización.
- Evaluar los recursos disponibles, definir los indicadores de éxito e impartir la formación.
- Reevaluar las necesidades para mejorar la formación (vuelta al punto 1), ya que el proceso de mejora debe ser continuo
Los objetivos que se pretenden conseguir (punto 1 del listado anterior) determinarán los conocimientos que deben tener los empleados (punto 2 del listado) para alinear la formación de cada uno en función también de su punto de partida (punto 3 del listado).
Metodologías para el diagnóstico
Para determinar si los alumnos poseen ya, o no, dichos conocimientos o habilidades (punto 3 del listado anterior), existen diversas herramientas y técnicas con las que realizar un diagnóstico efectivo:
- Encuestas y cuestionarios realizados directamente a los empleados o a sus responsables
- Entrevistas con otros stakeholders, que pueden aportar un punto de vista diferente y ayudar también a identificar carencias formativas
- Análisis de datos y métricas existentes, que pueden evidenciar falta de conocimientos o habilidades en algún área determinada
- La observación directa muchas veces ayuda a visualizar formas poco óptimas o deficientes de hacer las cosas que requieren de formación
- Realización de “focus groups”, similar a las entrevistas con los stakeholders pero que pueden aportar más información por enriquecerse de un debate en el que seguramente saldrán más temas
Más información en Formación eLearning: Mejora Continua
Beneficios de un buen diagnóstico
Un diagnóstico formativo bien ejecutado proporciona múltiples ventajas:
- Mayor engagement de los participantes
- Mejor retorno de la inversión (ROI)
- Reducción de la tasa de abandono
- Alineación con objetivos organizacionales
- Optimización de recursos
Por último pero no menos importante, el análisis descrito en este artículo para identificar necesidades formativas, puede ayudar también a identificar, no solo conocimientos y habilidades en la que formar a nuestros alumnos sino también otros aspectos de metodología importantes que mejoran la formación.
Tal y como se desprende del informe “Análisis de la Estrategia de Aprendizaje 2023-2024 del INAP” este análisis puede dar recomendaciones sobre:
- la periodicidad más adecuada para realizar la revisión de la oferta formativa y la actualización de los itinerarios formativos
- la coordinación entre departamentos para evitar vacíos y duplicidades de ofertas formativas
- los formatos más convenientes a utilizar: microlearning, actividades participativas, gamificación, etc.
Por contra, entre los riesgos de no hacer un buen análisis de necesidades formativas están la pérdida de tiempo, pérdidas económicas y pérdida de credibilidad de las propias organizaciones formativas. Y, sobre todo, que seguimos teniendo unos alumnos desmotivados y con unas necesidades formativas sin cubrir adecuadamente.
¿Tiernes alguna otra manera de identificar las necesidades formativas?
Te leemos en comentarios.